SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, DAN STRATEGI
Kisah Sears:
Awalnya Sears merupakan pengecer terbesar di AS. Namun setelah Perang Dunia II, Sears mengalami penurunan penjualan dan pangsa pasar. Sears kemudian berinvesatasi dalam pada bidang teknologi informasi. Dengan menggunakan Database pelanggan dan promosi khusus untuk menarik pelanggan, namun upaya ini tidak terjemahkan kedalam keunggulan kompetitif karena mengeluarkan biaya yang paling tinggi diantara industri lainnya. Oleh karena itu, Sears mencari strategi baru yang lebih ekonomis untuk meningkatkan penjualan.
Dengan data pelanggan yang dimiliki, Sears menciptakan program loyalitas pelanggan yang disebut Shop Your Way Reward. Pelanggan yang menggunakan smart phone dapat langsung masuk dan menemukan produk yang mereka inginkan. Para pekerja menggunakan ipod dan iPad untuk mengawasi ketersediaan barang secara online. Dengan sistem yang seperti itu, pihak Sears percaya bahwa hal tersebut dapat membuat pengalaman toko jadi lebih baik. Namun para ahli berpendapat bahwa program loyalitas yang baik dapat menjadi keuntungan strategis jika program ini memberikan sebuah perusahaan intelijen yang lebih baik tentang apa yang pelanggan inginkan. Tapi program loyalitas terbaik itu tidak dapat memperbaiki merek yang rusak.
Kisah tersebut mengungkapkan bahwa sistem informasi dapat membantu bisnis bersaing dan mengungkapkan tantangan mempertahankan keunggulan kompetitif. Dimana Sears merupakan merek yang sudah pudar dan memiliki toko fisik yang bermasalah hingga akhirnya berinisiatif menggunakan teknologi untuk meningkatkan penjualannya dan memperbaiki citra mereknya.
3.1 Organisasi dan Sistem Informasi
Sistem informasi dan organisasi saling mempengaruhi satu sama lain. Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi bersifat kompleks dan dipengaruhi oleh banyak faktor termsuk struktur organisasi, proses bisnis, politik, budaya, lingkungan sekitar, dan keputusan manajemen. Kita harus memahami organisasi bisnis yang kita jalankan terlebih dahulu, baru kemudian memahami sistem informasi apa yang akan dirancang pada organisasi tersebut.
APA ITU ORGANISASI?
Organisasi adalah struktur sosial formal yang mengambil sumber daya dari lingkungan, memprosesnya yang kemudian menghasilkan output. Modal dan tenaga kerja merupakan faktor produksi primer yang diberikan oleh lingkungan, kemudian organisasi mengubahnya menjadi produk dan jasa dalam fungsi produksi. Produk dan jasa dikonsumsi oleh lingkungan sebagai imbalan atas input diberikan.
Organisasi adalah entitas hukum formal dengan aturan dan prosedur internal yang harus mematuhi hukum. Organisasi juga sebuah struktur sosial karena terdiri dari kumpulan elemen sosial. Dalam organisasi mengembangkan adat kerja. Mereka membuat kesepakatan antara atasan dan bawahan tentang bagaimana suatu pekerjaan itu dilakukan, jumlah pekerjaan yang dilakukan, dan dalam kondisi apa pekerjaan akan dilakukan.
Bagaimana definisi dari organisasi berhubungan dengan sistem informasi? Pandangan teknis organisai menganjurkan untuk fokus pada bagaimana input digabungkan untuk menciptakan output ketika perubahan teknologi diperkenalkan ke perusahaan. Untuk menggunakan sistem informasi, organisasi membutuhkan lebih banyak sumber daya untuk mendukung pelatihan dan pembelajaran.
FITUR ORGANISASI
Semua organisasi memiliki karakteristik. Yaitu birokrasi dengan tenaga kerja dan spesialisasi yang jelas. Organisasi mengatur spesialis dalam hirarki kewenangan dimana setiap orang bertanggung jawab kepada seseorang dan diatur oleh suatu aturan. Organisasi mempekerjakan dan mempromosikan karyawan berdasarkan kualifikasi teknis dan profesionalisme. Organisasi dikhususkan untuk prinsip efisiensi; memaksimalkan output dengan menggunakan input yang terbatas. Fitur lain dari organisasi adalah budaya organisasi, politik organisasi, lingkungan sekitar, struktur, tujuan, konstituen, dan gaya kepemimpinan. Fitur ini mempengaruhi jenis sistem informasi yang digunakan oleh organisasi.
Rutinitas dan Proses Bisnis
Semua organisasi termasuk perusahaan bisnis, menjadi sangat efisien karena individu di perusahaan mengembangkan rutinitas untuk melakukan produksi. Rutinitas disebut operasi standar prosedur aturan yang tepat. Karyawan menjadi produktif dan efisien, sehingga perusahaan dapat mengurangi biaya.
Politik Organisasi
Orang yang menempati posisi yang berbeda memiliki cara pandang yang berbeda pula tentang bagaimana sumber daya, imbalan, dan hukuman harus didistribusikan. Perbedaan ini menghasilkan dalam organisasi. Resistensi politik adalah salh satu kesulitan besar membawa perubahan organisasi terutama pengembangan sistem informasi baru. Manajer yang tahu bagaimana bekerja dengan politik organisasi lebih berhasil dari pada manajer yang kurang terampil.
Budaya Organisasi
Budaya organisasi mencakup asumsi produk apa yang dihasilkan, bagaimana menghasilkan, dimana dan untuk siapa dihasilkan. Pada saat yang sama, budaya organisasi adalah pengendalian terhadap perubahan, terutama perubahan teknologi. Setiap perubahan teknologi mengancam dan menentang budaya organisasi yang sudah ada.
Lingkungan Organisasi
Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan yang timbal balik. Organisai terbuka dan tergantung pada lingkungan sosial dan fisik yang mengelilingi mereka.tanpa keuangan dan sumber daya manusia, maka pendapatan organisasi tidak ada. Lingkungan umumnya berubah lebih cepat dari pada organisasi. Sebagian organisasi tidak dapat beradaptasi dengan perubahan tersebut. Teknologi informasi membantu organisasi memahami perubahan lingkungan dan membantu organisasi bertindak atas lingkungan mereka.
Teknologi yang mengganggu
Teknologi yang mengganggu adalah produk subtitusi yang melakukan jauh lebih baik dari apapun yang diproduksi saat ini. Mobil merupakan subtitusi dari kereta kuda. Teknologi yang mengganggu hanya memperluas pasar,, biasanya dengan fungsi yang lebih sedikit dan biaya yang lebih banyak dari produk yang sudah ada, pada akhirnya mereka berkompetisi pada biaya yang rendah.
Struktur Organisasi
Jenis sistem informasi pada sebuah perusahaan atau instansi mencerminkan tipe dari struktur organisasi. Pada perusahaan besar dan multidiviional, mereka mempunyai kumpulan sistem informasi, bukan sigle sistem informasi.
Fitur Organisasi lain
Organisasi mempunyai tujuan dan menggunakan perbedaan yang berarti untuk mencapainya. Setiap organisasi memiliki kelompok yang berbeda dan aturan yang berbeda.
3.2 Bagaimana Sistem Informasi Mempengaruhi Organisasi Perusahaan Bisnis
Sistem informasi telah menjadi bagian integral dalam membuat keputusan. Sistem informasi mengubah ekonomi organisasi dan meningkatkan kemungkinan organisasi untuk bekerja. Konsep dan teori ilmu ekonomi dan sosiologi membantu kita mengerti akibat dari perubahan yang ditimbilkan oleh IT.
Dampak Ekonomi
Dari sudut pandang ekonomi, IT mengubah biaya modal relatif dan biaya informasi. Teknologi sistem informasi dapat dipandang sebagai faktor produksi dimana hal tersebut bisa digantikan modal tradisional dan tenaga kerja.
IT juga mempengaruhi biaya dan kualitas dari informasi dan perubahan informasi ekonomi. Teknologi informasi membantu mengurangi biaya transaksi yang terjadi ketika perusahaan membeli pangsa pasar yang tidak bisa dibuat sendiri.
IT menggunakan jaringan dapat membantu perusahaan mengurangi biaya partisipasi pasar, ha ini membuat berharga bagi perusahaan untuk kontrak dengan sumber eksternal, sehingga dapat menghemat jumlah karyawan.
Karenan IT dapat mengurangi biaya, maka perusahaan diharapkan lebih banyak berinvestasi pada bidang IT.
Dampak Organisasi dan Perilaku
IT Merata Organisasi
Teknologi informasi memfasilitasi perataan hierarki dengan memperluas distribusi informasi untuk memberdayakan karyawan tingkat rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen. Berkat IT, paramanajer menerima lebih banyak informasi akurat tepat waktu, membuat mereka menjadi lebih cepat dalam membuat keputusan, sehingga biaya yang diperlukan lebih sedikit, biaya manajemen juga menurun dan organisasi menjadi jauh lebih efisien. Perubahan ini memungkinkan manajer untuk mengelola dan mengendalikan karyawan lebih banyak dengan jarak yang lebih luas.
Organisasi Pascaindustri
Teknologi informasi dapat mendorong tugas organisasi dimana kelompok profesional datang bersama atau secara electronically untuk jangka waktu yang singkat untuk menyelesaikan tugas tertentu.
Pengertian Organisasi
Sistem informasi dapat mempengaruhi siapa melakukan apa kepada siapa, kapan, dimana, dan bagaimana dalam sebuah organisasi. Sistem informasi membutuhkan perubahan pribadi. Karena sistem informasi berpotensi mengubah struktur organisasi, budaya, proses bisnis, dan strategi.
Ada empat faktor penting brkaitan dengan ketahanan organisasi yaitu: sifat inovasi IT, struktur organisasi, budaya dalam organisasi, dan tugas yang terkena dampak inovasi. Cara untuk membawa perubahan adalah mengubah teknologi, tugas, struktur, dan orang-orang secara bersamaan.
Karena hambatan organisasi terhadap perubahan begitu kuat, banyak teknologi informasi meningkatkan produktivitas. Menerapkan sistem informasi memiliki konsekuensi untuk tugas pengaturan, struktur, dan orang-orang. Untuk menerapkan perubahan, keempat komponen harus diubah secara simultan.
Internet dan Organisasi
Internet mampu menurunkan biaya transaksi yang dikeluarkan oleh organisasi. Dengan internet, organisasi akan memproses bisnis lebih sederhana, dengan karyawan lebih sedikit dari masa yang lalu.
Implikasi Untuk Desain dan Pemahaman Sistem Informasi
Untuk memberikan manfaat yang baik, sistem informasi harus dibangun dengan pemahaman yang jelas organisasi dimana mereka akan digunakan. Faktor organisasi yang dipertimbangkan ketika merencanakan sistem yang baru antara lain:
· Lingkungan dimana organisasi berfungsi
· Struktur organisasi: hirarki, spesialisasi, rutinitas, dan proses bisnis.
· Budaya dan politik organisasi
· Jenis organisasi dan gaya kepemimpinan
· Kelompok kepentingan pokok dan pekerja yang akan menggunakan sistem
· Jenis tugas keputusan dan proses bisnis bahwa sistem informasi dirancang untuk membantu.
Menggunakan Sistem infomasi untuk mencapai keunggulan kompetitif
Persahaan yang melakukan dengan baik dari yang lain dikatakan memiliki keunggulan kompetitif atas yang lainnya. Mereka memiliki sumber daya khusus, dan sumber daya umum yang lebih efisien karena pengetahuan dan informasi yang mereka punya. Dan mereka memiliki pendapatan, profit,dan pertumbuhan produktivitas yang lebih tinggi dari pesaing mereka.
Model Kekuatan Kompetitif Porter
Pesaing Tradisional
Para pesaing merancang cara yang lebih efisien untik menghasilkan dengan produk dan layanan baru, mencoba menarik pelanggan dengan mengembangkan merek mereka dan membebankan biaya beralih pada pelanggan mereka.
Pendatang Baru
Dalam suatu perekonomian, ada perusahaan yang berusaha memasuki pasar. Ada beberapa hambatan yang rendah dan ada hambatan yang tinggi ketika memasuki pasar baru.
Produk Subtitusi
Disetiap industri terdapat pelanggan pengganti dimana jika harga yang dijual terlalu tinggi, maka konsumen akan beralih ke produk subtitusi. Teknologi baru dapat menciptakan produk pengganti dengan cepat.
Pelanggan
Perusahaan yang berhasil adalah perusahaan yang mampu mempertahankan pelanggannya.
Pemasok
Pemasok sangat berpengaruh terhadap keuntungan perusahaan. Perusahaan harus mengontrol kualitas, jadwal pengiriman dari seorang pemasok.
Sistem Informasi Strategi untuk menghadapi kekuatan kompetitif
Ada empat strategi sering dimungkinkan dengan menggunakan sistem informasi teknologi:
1. Murah kepemimpinan
Gunakan sistem informasi untuk mencapai biaya operasi yang paling rendah.
2. Pembedaan Produk
Gunakan sistem informasi untuk memungkinkan produksi produk dan jasa baru.
3. Pusatkan Pada Pasar Relung
Gunakan sistem informasi untuk memungkinkan fokus pasar spesifik dan target pasar yang lebih banyak daripada pesaing. Sistem informasi mendukung strategi ini dengan memproduksi dan meneliti data penjualan dan teknik pemasaran.
4. Memperkuat Pelanggan dan Keakraban Penyalur
Gunakan sistem informasi untuk mempererat hubungan dengan penyalur dan kembangkan keakraban dengan mereka.
SESI INTERAKTIF : ORGANISASI TEKNOLOGI BANTUAN STARBUCKS TEMUKAN JALAN BARU UNTUK BERSAING
Starbuck menjadi retail kopi terbesar di dunia yang memiliki 1700 warung kopi di 55 negara. Setiap tahun starbucks mengalami pertumbuhan. Dari tahun 2002 – 2007, ia meningkatkan jumlah tokonya. Ia menawarkan pengalaman unik yaitu keahlian khusus kopi dan hidangan dan pelanggan warung kopi ramah.
Pada tahun 2008, starbucks mengalami penurunan karena krisis ekonomi. Banyak pelanggan beralih ke Mcdonalds dan Dunkin’ Donuts untuk membeli kopi, sehingga starbukcs kehilangan sahamnya diatas 50%
Starbukcs memeriksa strateginya, yaitu merubah teknologi di tokonya, dan mengintegraskan proses bisnis dengan teknologi tanpa kawat yang bersifat digital. Perusahaan memperkenalkan teknologi yang mengijinkan pelanggan untuk membayar dengan menggunakan aplikasi smart phone terintegrasi dengan kartu starbuks. Ia juga menyediakan jaringan Wi-Fi secara gratis pada setiap tokonya.
Starbukcs telah membuat usaha yang lebih efisien dan menghemat waktu untuk menyediakan layanan kepada pelanggan. Dengan penggunaan teknologi, Starbukcs dapat menghemat biaya dan waktu.
Dampak Internet terhadaap manfaat kompetisi
Internet menyebabkan persaingan kompetitif menjadi lebih keras. Internet juga telah hampir membinasakan beberapa industri seperti agen perjalanan dan ensiklopedia. Bagaimanapun internet juga telah menciptakan pasar baru dan membentuk berbagai produk dan jasa baru. Karena kebanyakan format media, internet telah menjadi suatu ancaman model bisnis dan profitabilitas. Selain buku, usaha profesional penerbitan telah menurun. Seperti surat kabar dimana para pembaca lebih memilih membaca secara online dengan gratis
Model Rantai Nilai Bisnis
Model rantai nilai menyoroti aktif spesifik dari strateg bisnis persaingan diterapkan dan sistem informasi adalah bisa dipastikan untuk mempunyai suatu dampak strategis. Model ini mengidentifikasi pengungkitan spesifik menunjukkan dimana suatu perusahaan dapat menggunakan suatu teknologi informasi secara efektif untuk meningkatkan posisi kompetitifnya. Rantai nilai model memandang perusahaan sebagai rangkaian aktivitas dasar yang menambahkan garis berharga ke produk dan jasa perusahaan. Aktivitas ini digolongkan ke aktivitas utama dan pendukung.
Aktivitas utama berhubungan dengan distribusi dan produksi produk dan jasa yang menciptakan nilai pelanggan.
Aktivitas pendukung yaitu penyerahan dari aktivitas utama yang mungkin terdiri dari infrastruktur organisasi, SDM, teknologi, dan pengadaan.
Sinergi, kompetensi inti, dan jaringan berbasis strategi
Sistem informasi dapat meningkatkan kinerja keseluruhan unit bisnis dengan mempromosikan sinergi dan kompetensi inti.
Sinergi
Ide sinergi adalah ketika output dari beberapa unit dapat digunakan sebagai masukan ke unit lain. Penggunaan teknologi informasi dalam situasi ini akan mengikat bersama operasi dari unit bisnis yang berbeda sehingga mereka dapat bertindak secara keseluruhan.
Meningkatkan Kompetensi inti
Cara lain yang digunakan sistem informasi untuk keunggulan kompetitif adalah dengan cara meningkatkan sistem kompetensi inti. Kompetensi inti adalah kegiatan perusahaan dalam memimpin pasar. Setiap sistem informasi yang mendorong pengetahuan meningkatkan kompetensi. Sistem itu meningkatkan kompetensi yang ada dan membantu karyawan menyadari pengetahuan eksternal baru.
Sistem jaringan berbasis
Keersediaan internet dan jaringan telah mengilhami strategi yang mengambil keuntungan dari kemampuan perusahaan untuk menciptakan jaringan satu sama lain. Strategi berbasis jaringan termasuk penggunaan ekonomi jaringan, model perusahaan virtual dan ekosistem bisnis. Model bisnis berdasarkan jaringan dapat membantu perusahaan strategi dengan memanfaatkan jaringan ekonomi.
Sebuah perusahaan virtual menggunakan jaringan untuk menghubungkan orang, aset, dan ide-ide memungkinkan untuk bersekutu dengan perusahaan lain untuk mendistribusikan produk dan layanan tanpa dibatasi oleh lokasi fisik. Model perusahaan virtual berguna bila perusahaan menemukan lebih murah untuk mendapatkan produk, layanan, atau kemampuan dari vendor eksternal.
Pertanyaan Diskusi:
1. Telah disampaikan bahwa tidak ada hal seperti strategi keuntungan yang berkelanjutan. Apakah anda setuju? Mengapa atau mengapa tidak? Saya tidak setuju, karena strategi keuntungan berkelanjutan memberikan keunggulan bersaing sebagai sarana untuk mencapai tujuan akhir yaitu menjadikan perusahaan berkinerja tinggi.
2. Telah disampaikan bahwa keuntungan terdepan pengecer seperti Dell dan Walmart memiliki lebih kompetisi mereka bukan teknologi, melainkan manajemen mereka sendiri. Apakah anda setuju? Mengapa atau mengapa tidak? Saya setuju. Karena jika manajemen mereka tidak mampu beradaptasi terhadap perkembangan teknologi, maka sampai saat ini kedua perusahaan tersebut tidak akan pernah menggunakan teknologi. Oleh sebab itu, kedua perusahaan tersebut memiliki manajemen yang dapat menciptakan dan mengembangkan sistem informasi teknologi yang pada akhirnya digunakan pada perusahaan tersebut.
3. Apa masalah yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan apakah internet akan memberikan bisnis dengan keunggulan kompetitif? Kehadiran internet menyebabkan persaingan menjadi lebih tinggi. tetapi, internet juga dapat memusnahkan bisnis-bisnis tertentu sehingga membentuk pasar baru sebagai media pengganti dari yang sebelum menggunakan internet. Akibatnya, keberadaan beberapa perusahaan seperti penyedia ensiklopedia, surat kabar dan agen perjalanan menjadi terancam dan tidak dapat bersaing secara kompetitif.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar