Koordinasi Dan Hubungan Kerja

Koordinasi Dan Hubungan Kerja

A.         Koordinasi

1.            Pengertian

Koordinasi pada hakekatnya merupakan upaya memadukan (mengintegrasikan), menyerasikan dan menyelaraskan berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling berkaitan beserta segenap gerak, langkah dan waktunya dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran bersama. (LAN, 1997)

Dalam menghadapi kehidupannya, manusia masih tetap memiliki kelemahan-kelemahan untuk mampu bertahan hidup. Beruntung manusia tidak hanya memiliki naluri saja, melainkan dibekali akal dan pikiran.

Aristoteles mengatakan bahwa manusia adalah “Zoon Politikon” atau makhluk bermasyarakat. Hal ini disebabkan bahwa pada manusia terdapat naluri-naluri untuk mendekatkan diri dengan manusia lain seperti dorongan untuk berkomunikasi, dorongan untuk bergaul, dan dorongan untuk menyatakan perasaan kepada pihak lain. Dalam serba kelemahannya itu kemudian manusia merasa perlu melakukan kerja sama baik dalam menghadapi ancaman-ancaman maupun dalam mendapat keinginannya/tujuannya. Dengan demikian, pada akhirnya terbentuk kelompok manusia atas dasar ikatan-ikatan tertentu yang melahirkan marga, suku, kelompok gotong royong, dan sebagainya. Mereka bergabung dengan suka rela tanpa ada ikatan formal. Namun demikian ada pula kelompok yang didasarkan pada ikatan-ikatan formal yang saling menguntungkan secara timbal balik yang dapat disebut dengan organisasi formal.

Pada umumnya organisasi dibentuk oleh kelompok orang untuk mencapai tujuan. Apabila tujuan yang ingin dicapai semakin luas dan kompleks maka diperlukan kerjasama dan pembagian kerja dalam organisasi tersebut. Oleh karena tujuan organisasi adalah tujuan bersama, maka hubungan kerja antara bagian atau antara orang-orang yang tergabung dalam organisasi itu semakin menjadi penting. Agar koordinasi dan hubungan kerja dapat dilaksanakan secara optimal ( jelas dan transparan ), maka melakukan koordinasi harus memperhatikan aspirasi dari bawah serta diciptakan bentuk koordinasi yang memadai.

Koordinasi dan hubungan kerja merupakan faktor yang sangat dominan di dalam kehidupan suatu organisasi. Oleh karena itu, koordinasi dan hubungan kerja harus secara terus menerus di tingkatkan dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara optimal.

Koordinasi merupakan pekerjaan yang tidak mudah, dan merupakan tugas para pemimpin (manajemen) dalam menuju pada pencapaian sasaran.

Berbagai jenis koordinasi, baik koordinasi vetikal maupun fungsioanal dan koordinasi lainnya, dimana semuanya memiliki tujuan yaitu dengan terwujudnya keterpaduan, keserasian dan keselarasan dari seluruh komponen yang terkait dengan pencapaian sasaran dan tujuan organisasi.

Kegagalan koordinasi biasanya disebabkan oleh kegagalan koordinasi dalam memikirkan dan mendapatkan alat-alat koordinasi yang akan mendukung pelaksanaan koordinasi tersebut. Di antara alat-alat organisasi tersebut adalah; Komunikasi, Organisasi matriks (kepanitiaan), Operating procedures, Rencana bersama, Desisi (keputusan) manajer puncak, Instruksi, Norma kebijakan dan peraturan, Asas-asas organisasi dan manajemen, Strategi, Idiologi.

Dalam rangka melakukan koordinasi dan hubungan kerja dengan semua pihak yang terkait untuk pencapaian tujuan organisasi. Semua pihak yang melakukan koordinasi dan hubungan kerja pada dasarnya melakukan komunikasi. Dalam melakukan komunikasi juga perlu memperhatikan elemen-elemen dan jenis-jenis komunikasi yang ada agar dapat berkomunikasi efektif. Disamping memehami konsep dan batasan / pengertian komunikasi, juga harus mengetahui secara jelas teknis dan hambatan dalam berkomunikasi. Untuk dapat mencapai keberhasilan dalam pelaksanaan koordinasi dan hubungan kerja, semua pihak harus menyadari dan mempehatikan hambatan-hambatan dan teknis-teknis berkomunikasi.

2.            Prinsip Koorrdinasi

¬  K ® Kesamaan persepsi, saling pengertian, hormat perlu dibina.

¬  O ® Obyek atas sasaran yang menjadi acuan koordinasi harus diterima semua pihak

¬  O ® Orientasikan perilaku semua pihak pada sasaran secara terpadu

¬  R ® Rancang pertemuan berkala guna memonitor kemajuan dan penanganan masalah

¬  D ®Dorong semangat kerjasama dan etos kerja semua pihak guna mengefektifkan kegiatan bersama

¬  I ® Intensifkan pemecahan masalah penghambat koordinasi

¬  N ® Nasehati dan arahkan serta bila perlu negosiasi agar tindakan tidak menyimpang

¬  A ® Arahkan semua potensi sumber daya hanya kepada sasaran atau tujuan

¬  S ® Sempurnakan sistem kerja dan sederhanakan bila perlu

¬  I ® Informasikan semua kebijakan dan dengarkan pendapat semua pihak dalam    membina kesamaan persepsi dari semua pihak

3.            Syarat Koordinasi

Ada kesadaran dan kesediaan sukarela dari semua anggota organisasi/pimpinan untuk kerjasama antara instansi ke dalam proses pelaksanaan kerja di bawah pengarahan seseorang yang mempunyai kewenangan. (koordinasi menuntut sikap saling pengertian)

4.            Tujuan Koordinasi

·   Memastikan adanya kesatuan gerak dalam organisasi

·   Saling berkomunikasi dan bantu membantu  antar pejabat/unit

·   Menjamin kesatuan kebijaksanaan untuk hal-hal yang sama

·   Menghindarkan kecenderungan merasa paling penting dalam organisasi (arogansi sektoral)

·   Terwujudnya keterpaduan dan meningkatkan kerjasama antar atasan dan bawahan dan antar sesama anggota organisasi

·   Bersikap tanggap terhadap setiap informasi yang diterima dan menolak berbagai masalah yang dihadapi

·   Meningkatkan partisipasi dalam merumuskan kebijaksanaan dalam ruang lingkup tugasnya

·   Menciptakan kondisi organisasi yang lebih baik

5.            Macam-macam Koordinasi

Ø Koordinasi hierarki (vertikal)

            Koordinasi yang dilakukan oleh seorang pejabat pimpinan dalam suatu instansi pemerintah terhadap pejabat (pegawai) atau instansi bawahannya. Contoh :

- Kepala Biro terhadap Kepala Bagian dalam lingkungannya

- Direktorat Jenderal terhadap Direktorat dalam lingkungannya;

Ø Koordinasi fungsional

Koordinasi yang dilakukan oleh seorang pejabat atau suatu instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang tugasnya saling berkaitan berdasarkan asas fungsionalisasi. Asas Fungsionalisasi. Dalam asas fungsionalisasi, pelaksanaan tugas harus ada suatu instansi / unit kerja yang secara fungsional paling bertanggung jawab. Dengan kata lain asas ini menentukan instansi atau satuan kerja yang secara fungsional paling bertanggung jawab atas suatu tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

Koordinasi Fungsional terbagi tiga, yaitu:

1.      Koordinasi fungsional horisontal

           Koordinasi yang dilakukan oleh seorang pejabat atau sesuatu instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang tingkatannya relatif sama. Contoh : Sekretaris Jenderal mengkoordinasikan para Direktur Jenderal, Inspektur Jenderal dan Kepala Badan dalam menyusun rencana di lingkungan Departemennya.

2.      Koordinasi fungsional diagonal

           dilakukan oleh seorang pejabat atau sesuatu instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang lebih rendah tingkatannya tetapi bukan bawahannya. Contoh: Biro Keuangan pada Sekretaris Jenderal mengkoordinasikan kegiatan-kegiatannya Bagian Keuangan dari Sekretariat Direktorat Jenderal dalam lingkungan Departemen yang bersangkutan.

3.      Koordinasi fungsional teritorial

           dilakukan oleh seorang pejabat atau sesuatu instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang berada dalam satu wilayah. Contoh :  Administrasi Pelabuhan mengadakan koordinasi terhadap semua instansi atau perusahaan atau organisasi lain yang berada di wilayah pelabuhan tertentu.

6.            Teknik koordinasi

Ø Sarana koordinasi

1.      Kebijakan : memberikan arah tujuan yang harus dicapai oleh segenap organisasi/instansi atau unit-unitnya, pegangan atau bimbingan untuk mencapai kesepakatan sehingga tercapai keterpaduan, keselarasan dan keserasian dalam pencapaian.

2.      Rencana : rencana yang baik tertuang secara jelas sasaran, cara melakukan, waktu pelaksanaan, orang atau pejabat atau unit yang melaksanakan dan lokasi.

3.      Prosedur dan tata kerja : digunakan untuk kegiatan yang sifatnya berulang-ulang.

4.      Rapat dan briefing : untuk menyatukan bahasa dan untuk memberikan arahan.

Ø  Pola koordinasi

1.      Forum : dalam wujud pertemuan-pertemuan atau rapat koordinasi, periodik atau insidental.

2.      Tim, Panitia, Kelompok Kerja, Gugus tugas : jika kegiatan yang dilakukan bersifat kompleks, mendesak, multisektor, multidisiplin dan multifungsi.

3.      Dewan atau Badan : dibentuk untuk menangani masalah yang sifatnya komples, sulit dan terus menerus.

Ø  Pedoman koordinasi

1.      Koordinasi harus sudah dimulai pada saat perumusan kebijakan

2.      Perlu ditentukan secara jelas siapa atau satuan kerja mana yang secara fungsional berwenang dan bertanggungjawab mengenai sesuatu masalah

3.      Pejabat atau instansi yang secara fungsional berwenang dan bertanggungjawab mengenai sesuatu masalah, berkewajiban memprakarsai dan mengkoordinasikan.

4.      Perlu dirumuskan secara jelas wewenang, tanggumngjawab,dan tugas-tugas satuan kerja.

5.      Perlu dikembangkan komunikasi timbal balik untuk menciptakan kesatuan bahasa dan kerja sama.

6.      Koordinasi akan lebih efektif apabila pejabat yang berkewajiban mengkoordinasikan mempunyai jiwa kepemimpinan dan kredibilitas yang tinggi.

7.      Dalam koordinasi perlu dipilih sarana koordinasi yang tepat.

7.      Keunntungan koordinasi

a)      Terciptanya sinergi yaitu diperolehnya hasil kerjasama yang lebih besar dari jumlah hasil individu yang bekerja sendiri-sendiri

b)      Terciptanya sinergi/perpaduan usaha dari berbagai orang, unit/organisasi yang menghasilkan output yang lebih besar dibanding dengan jumlah output masing-masing unit.

B.           Hubungan Kerja         

1.            Pengertian

Hubungan kerja adalah hubungan yang terjadi antara bagian-bagian atau individu-individu, baik antar mereka di dalam organisasi maupun antar mereka dengan pihak luar organisasi sebagai akibat penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi.

2.            Macam-macam hubungan  kerja

a)      Hubungan kerja vertikal

Upaya yang dilaksanakan oleh Kepala Wilayah guna mencapai keselarasan, keserasian dan keterpaduan baik perencanaan maupun pelaksanaan tugas serta kegiatan semua instansi vertikal, dan antara instansi vertikal dengan dinas daerah agar tercapai hasil guna dan daya guna (PP. No. 6 th 1988)

b)     Hubungan kerja horizontal

Hubungan antar pejabat yang tingkat eselon yang sama hubungan yang berlangsung secara mendatar antar staf atau antar karyawan yang masing-masing mempunyai kedudukan yang setingkat atau selevel.

c)      Hubungan kerja horizontal Diagonal

Hubungan antar pejabat yang berbeda induk unit kerjanya dan tingkat eselonnya

d)     Hubungan kerja fungsional

Hubungan antar unit/pejabat yang tingkat eselonnya sama/tidak sama yang mempunyai bidang kerjasama. Hubungan kerja antara unit atau pejabat yang mempunyai bidang kerja yang sama. Tingkat atau eselon unit atau pejabat tersebut bisa sama atau tidak sama.

e)      Hubungan kerja informatif

Hubungan antar unit/pejabat dengan tingkat/bidang apapun untuk saling memberikan/ memperoleh keterangan

f)       Hubungan kerja konsultatif

Hubungan antar pejabat yang karena jabatannya berkepentingan melakukan konsultasi antar satu dengan yang lainnya

g)      Hubungan kerja direktif

Hubungan kerja antara pimpinan unit organisasi atau pejabat yang di satu pihak mempunyai wewenang dan kewajiban untuk memberikan bimbingan, pengarahan, pertimbangan, saran atau nasihat dalam bidang kerja hierarkies tertentu, sedang di pihak lain mempunyai kewajiban melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pertimbangan, saran dan atau nasihat tersebut.

h)     Hubungan kerja koorrdinatif

Hubungan kerja Untuk mengintegrasikan, menyerasikan dan menyelaraskan berbagai kepentingan dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran bersama.

3.            Prinsip hubungan kerja

H         indarkan sifat egois agar kondusif

U         raian pekerjaan harus jelas secara tertulis sebagai pedoman hubungan

B         angkitkan semangat kerjasama

U         kuran tingkat kinerja individu atau kelompok ditetapkan

N         orma kerja harus dipatuhi semua pihak

G         unakan semua sember sesui standar    pemanfaatan agar efisien

A         ntisipasi semua hambatan yang mungkin timbul dalam hubungan

N         on kompromis dengan masalah yang menghambat hubungan kerja

K         inerja standar harus sesuai dengan kemampuan orang dan sumber

E         valuasi secara berkala pelaksanaan hubungan kerja antar pegawai

R         otasi dapat dilakukan bila hubungan kerja selalu terganggu oleh ulah pegawai

J          elas tuntutan disiplin orang terhadap aturan formal organisasi

A         tur spesialisasi dan uraian pekerjaan secara tertulis

4.            Teknik-teknik komunikasi yang harus diterapkan dalam koordinasi dan hubungan kerja

a)      SUMBER INFORMASI: Ide yang akan disampaikan harus jelas bagi sumber sendiri sehingga dapat memberikan informasi dengan jelas kepada yang akan menerima.

b)      MENGIRIM INFORMASI: Bahasa yang digunakan dalam mengirim informasi harus disesuaikan dengan latar belakang si penerima.

c)      MEDIA: Media yang digunakan harus sesuai dengan kondisi, di mana komunikasi tersebut dilakukan.

d)     PENERIMA INFORMASI: Penerima informasi menerima pesan, lalu mengartikan/ menafsirkan sesuai dengan kemampuannya kemudian dikkirim kembali dalam wujud umpan balik.

5.            Teknik Koordinasi dan Hubungan Kerja

-  Menghargai pendapat orang lain
-  Melakukan interaksi
-  Mengendalikan
-  Memperhitungkan semua faktor pendukung
-  Menentukan strategi
-  Mengikutsertakan semua pihak terkait (Stake Holder)
-  Individu/kelompok/institusi di dalam organisasi
-  Individu/kelompok/institusi di luar organisasi
-  Penyusunan saran/rencana secara kongrit

6.      Kesimpulan

Koordinasi sangatlah dibutuhkan dalam setiap organisasai ataupun kelompok apapun, demi tercapainya segala tujuan yang hendak dicapai. Komunikasi merupakan suatu kunci utama dalam tercapainya suatu koordinasi yang efektif. Pada dasarnya koordinasi merupakan suatupemrosesan informasi. Di sini peranan menejer sangat dibutuhkan dalam melaksanakan tugasnya dalam bidang pengontrolan, pengawasan dan evaluasi. Kedekatan hubungan dan kelancaran informasi antara menejer dengan bawahan pun juga sangat perlu diperhatikan agar dalam pelakasanaan tugas tidak terdapat kesalahan informasi (miss comunications) ataupun tekanan dalam bekerja. Sehingga dengan koordinasi yang baik dapat mempermudah suatu organisasi menjadi lebih maju karena tercapainya tujuan dari organisasi tersebut.